Seating plan de boda: organizador de mesas

Cómo hacer el seating plan de tu boda en cinco pasos

1. Elige el salón. Quédate con el salón del ejemplo, con mesa presidencial y mesas redondas de 10, o empieza de cero: mesas redondas de 8 o 10, mesas rectangulares, mesa en U, mesa presidencial, pista de baile, barra y DJ.
2. Añade a tus invitados. Pega la lista de invitados desde Excel o Google Sheets, o importa un archivo. Las familias, el lado de cada uno, los menús y los acompañantes se mantienen, y quien no viene se queda fuera.
3. Pon tus reglas. Cada familia se sienta junta sin que hagas nada. Lo demás lo decides tú: separar a dos invitados, sentar a los abuelos cerca de los novios, mezclar a las dos familias.
4. Coloca a todos. Pulsa Colocación automática y luego afina arrastrando nombres a los asientos, o en el móvil tocando un invitado y después una mesa. Bloquea la mesa presidencial para que nada se mueva ahí.
5. Imprime o comparte. Descarga un PDF con el plano del salón, una lista «Encuentra tu lugar» de la A a la Z para la entrada y una lista por mesa con los menús para el catering, o envía un enlace de solo lectura.

El ejemplo de arriba es la boda de Mateo y Sofía: 84 invitados, una mesa presidencial y ocho mesas redondas de 10, con ocho confirmaciones de última hora que aún esperan sitio. Pulsa Usar esta distribución para quedarte con el salón y poner a tus invitados, o antes Colocación automática para ver cómo los rezagados encuentran mesa sin mover a nadie más.

¿Qué es el seating plan de una boda?

Es el reparto de los invitados por mesas y, a la vez, el cartel que lo muestra a la entrada del banquete para que cada uno encuentre su sitio. Aquí haces las dos cosas: primero decides quién se sienta con quién y después imprimes el plano, las listas y el cartel con los mismos nombres.

¿Cuántas mesas necesitas?

Divide el número de invitados entre los asientos por mesa y redondea hacia arriba, sin contar la mesa presidencial. Deja uno o dos asientos libres para cambios de última hora. Las mesas redondas de 10 son las más habituales en los banquetes.

Una mesa redonda de 150 cm de diámetro sienta a 8 personas cómodas y a 10 apretadas; una de 180 cm, a 10, o a 12 apretadas. Así, el croquis de una boda de 150 invitados lleva 15 mesas de 10. Confírmalo con tu finca o tu restaurante: el ancho de las sillas y los centros de mesa cambian lo que cabe. Las mesas nuevas del organizador empiezan con estos tamaños.

La mesa presidencial: orden y protocolo

• Clásica: los novios en el centro, mirando al salón, con los padrinos y los padres a los lados. El esquema tradicional los cruza: el padre del novio junto a la novia y la madre de la novia junto al novio.
• Solo los novios: añade una mesa presidencial y ponla en 2 asientos; los padres presiden su propia mesa, cerca de la vuestra.
• Mesas de familia: padres y abuelos en las mesas más cercanas a la presidencial. Una regla Cerca de los mantiene ahí aunque vuelvas a colocar.

Bloquea los asientos de la mesa presidencial y la colocación automática trabaja alrededor.

Cómo organizar a los invitados

Quien pertenece a la misma familia se sienta siempre junto, y cada acompañante al lado de quien lo trae. Además, dile al organizador lo que te importa:

• Separados: padres divorciados, una ex pareja, dos invitados que no se llevan bien.
• Juntos: los amigos de la universidad, el equipo de pádel, los primos que solo se ven en las bodas.
• Cerca de: la abuela cerca de los novios, alguien en silla de ruedas cerca de la entrada.
• Repartir una etiqueta entre las mesas: etiqueta a los invitados por lado y mezcla a las dos familias en vez de partir el salón en dos.

Cada regla es Obligatoria o Si es posible. Si algo no se puede, por ejemplo una familia de 11 en mesas de 10, el organizador lo dice claro en vez de saltarse una regla sin avisar. Para los niños funciona bien una mesa propia cerca de los padres: dales una etiqueta y una regla Juntos.

La lista de invitados desde Excel

Copia las filas de Excel o de Google Sheets, con la fila de títulos, y pégalas en Añadir personas, o importa el archivo. Se reconocen estas columnas:

¿Aún no tienes lista? Empieza con nuestra plantilla de Excel para organizar las mesas: la lista de invitados del ejemplo con una hoja de mesas. Cambia los nombres por los tuyos e impórtala. Y al revés, Exportar te devuelve el plano en Excel o CSV cuando quieras.

Ideas para un seating plan original

• Botellas: una botella por mesa con su lista de invitados en la etiqueta. Imprime el PDF con Una lista por mesa, recorta cada lista y pégala en su botella.
• Viajes: cada mesa con el nombre de un destino que os importa. Selecciona una mesa, pulsa Nombres de mesa… y escribe un nombre por línea; aparecen en el plano, en las listas y en el cartel.
• Espejo: en Exportar, Diseñar un cartel de mesas con el estilo Espejo o transparente y descarga el SVG para cortarlo en vinilo blanco.
• Números de mesa y tarjetas: en Exportar, Crear tarjetas.

Plantillas para imprimir

• Rellena: el PDF se imprime en A4. Imprime al 100 % («Tamaño real») para que nada salga reducido. Un ejemplo hecho con el salón de arriba: seating plan en PDF (A4).
• Para rellenar a mano: la plantilla de distribución de mesas en blanco (PDF, A4) trae el mismo salón con una lista vacía por mesa.
• El cartel de la entrada: Diseñar un cartel de mesas coloca a los invitados por mesa o de la A a la Z, en 50 × 70 cm, A1 o A2, con letra caligráfica, clásica, moderna o blanca para espejo.

¿Buscabas una plantilla de Word? Aquí el plano ya es editable: arrastra, cambia nombres y vuelve a imprimir cuando cambie la lista.

Desde el móvil, sin instalar ninguna app

El organizador funciona en el navegador del móvil como una app, sin instalar nada. Toca un invitado y después una mesa, y pellizca para hacer zoom. El plano se guarda solo en el dispositivo que uses; para seguir en el ordenador, descarga el archivo del plano y ábrelo allí desde Mis planos. Tus invitados pueden buscar su mesa en el móvil con Compartir o con un código QR que creas en Exportar.

Preguntas frecuentes